Bật mí 3 cách phân loại tủ sắt Hòa Phát khoa học

Không gian làm việc hiện đại không thể thiếu tủ sắt Hòa Phát – sản phẩm giúp lưu trữ và bảo quản tài liệu, hồ sơ chuyên nghiệp, an toàn. Nhưng dù bạn có sắn tủ sắt to đến mấy thì qua năm tháng cũng không thể lưu trữ tất cả giấy tờ. Hơn nữa, quá nhiều văn bản lộn xộn sẽ rất khó tìm kiếm và quản lý.

Vì vậy, biết cách phân loại, sắp xếp tủ sắt hồ sơ hòa phát, tủ locker một cách khoa học sẽ tạo điều kiện phát triển công việc hiệu quả hơn.

Tủ locker sắt nhiều ngăn Hòa Phát

Sử dụng Tủ sắt nhiều ngăn Hòa Phát để việc lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ tài liệu được diễn ra một cách dễ dàng, bạn nên sắp xếp và phân loại giấy tờ như sau:

1. Phân theo chủ đề

Trong cùng một loại hồ sơ lưu trữ trong tủ locker bạn nên chia nhỏ theo từng chủ đề khác nhau như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… giúp việc tìm kiếm tài liệu theo chủ để cần tìm được nhanh chóng nhất.

2. Phân theo cụm

Trong cùng một loại chủ đề bạn nên chia ra thành nhiều cụm khác nhau và đặt vào các ngăn, hộc của tủ sắt locker Hòa Phát như: cụm quý 1, quý 2, quý 3,…

Bạn nên chia tủ hồ sơ thành từng khu vực riêng biệt để sắp xếp các tài liệu có liên quan với nhau sẽ giúp việc kiểm tra, tìm kiếm tiện lợi và nhanh chóng. Ví dụ: Các báo cáo, số liệu, bài thuyết trình, bản kế hoạch của một dự án cụ thể nên để trong một thư mục riêng thay vì gộp vào một thư mục lớn với các dự án khác.

3. Phân theo nhóm

Trong cùng một cụm hồ sơ, tài liệu bạn nên chia nhỏ hồ sơ thành các nhóm khác nhau như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3,… giúp bạn tìm kiếm theo thời gian được thuận lợi nhất.

Nếu bạn có một số lượng lớn các tập tin trong một thư mục hoặc nhiều thư mục con trong thư mục chính thì nên chia chúng thành các nhóm nhỏ, cụ thể hơn.

Quá trình phân loại hồ sơ trong tủ sắt văn phòng giá rẻ tuy không mang ý nghĩa phong thủy nhưng nó thể hiện sự chuyên nghiệp và tính khoa học trong cách sắp công việc của một người.

Sau khi phân loại tài liệu, hồ sơ xong, bạn cần sắp xếp chúng vào tủ sắt sơn tĩnh điện Hòa Phát một cách khoa học. Nên sắp xếp hồ sơ theo cách sau:

Sắp xếp theo thời gian

Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm trong tủ sắt văn phòng được dễ dàng.

Sắp xếp theo mẫu tự

Sắp xếp hồ sơ dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…). Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy bạn sẽ dễ dàng tra cứu và tìm hồ sơ nhanh nhất mà không phải nhớ quá nhiều mục.

Sắp xếp theo tính chất

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ như hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật… hoặc Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong… Việc sắp xếp theo tính chất công việc sẽ giúp bạn giải quyết dứt điểm những công việc đang làm dở mà không bị tồn đọng lại về sau.

Mua ngay tủ sắt Hòa Phát TU09F giá cực rẻ

Trên đây là một số gợi ý của Hòa Phát về cách sắp xếp tủ sắt văn phòng một cách khoa học nhất dựa trên thông số kỹ thuật tủ sắt văn phòng đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Khi có nhu cầu sử dụng tủ sắt văn phòng, hãy liên hệ ngay với nội thất Hòa Phát. Hoaphat.net có hàng nghìn mẫu tủ sắt, tủ locker, tủ tài liệu đựng hồ sơ để phục vụ bạn.

PHÒNG BÁN HÀNG MIỀN BẮC : Số 183 - 185 Đường Nguyễn Xiển - Hạ Đình - Thanh Xuân - Hà Nội

Điện thoại Miền Bắc : 024.3550 5888 - Fax : 024.37 37 30 88

Hotline : 0943. 203 . 999

Email : hoaphat185@gmail.com